第一章 总 则

第一条 为了进一步加强我院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在学院教育事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》及其实施办法，特制定本办法。

第二条 本办法所称的学校档案，是指我院在从事教学、科研、管理以及其他各种活动中直接形成的、对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等文件材料和实物。

第三条 档案工作是学院建设发展中的重要基础工作，为做好我院档案工作，要把其纳入学校发展规划和工作计划，纳入学院管理制度，纳入有关人员的职责，纳入领导议事日程和目标责任制，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 学院档案必须实行集中统一管理。在管理过程中，要确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。综合档案室与各归档整理单位形成统一的档案管理网络，各归档文件整理单位在综合档案室的监督、指导下开展各项档案工作。

第五条 全校教职工有保护档案和利用开放档案的权利和义务。

第六条 学院档案工作实行科学管理。要采用先进技术，与学院的信息化整体建设同步发展，积极开发档案信息资源，为满足学院和社会的需要提供优质服务。

第二章 机构设置与人员配备

第七条 学院实行院长领导档案工作，分管档案工作的院领导协助院长负责，各部、处、室、系等部门由一名负责人分管该部门的档案工作，并根据各部门的情况设置一定数量的兼职档案工作人员。

第八条 院综合档案室是具有双重管理职能的机构。它既是我院档案工作的职能管理部门，也是永久保存和提供利用本院档案的服务机构。

第九条 综合档案室的管理职责如下:

1、贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全院档案工作；

2、拟定我院档案工作的规章制度，负责监督、指导和检查我院各部门档案工作的执行情况；

3、负责对我院各类档案和有关资料的接收（征集）、整理、分类编目、鉴定、统计和保管，参加对本院超出期限的各类档案的价值鉴定、保密调整和失去保密价值的各类档案的销毁工作；

4、负责编制档案检索工具，编研、出版档案史料，积极开发档案信息资源；

5、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

6、开展档案的开放和利用工作；

7、负责对全院兼职档案员的业务培训；

8、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

9、开展档案学术研究和交流活动。

第三章 档案工作人员

第十条 档案工作人员应热心档案事业，认真执行党和国家的方针政策，忠于职守，遵纪守法，具备档案业务知识以及现代化管理技能。

第十一条 为保证学院档案工作的开展，根据学院事业的不断发展，有计划的逐步增加档案人员编制和充实档案人员队伍。

第十二条 学校档案工作人员（包括档案部门和各部门以做档案工作为主的兼职人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号）实行专业技术职务聘任制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇，并保持人员相对稳定。

第十三条 各部门兼职档案人员的基本任务是:负责对本部门工作形成的档案材料进行检查、预立，在规定时间内向档案室移交并在档案室工作人员的监督、指导下完成立卷，然后向档案室移交。

第四章 经费、库房、设备

第十四条 学校档案工作所需经费应列入学院预算，统筹解决。学校各职能部门要对本部门关系密切的归档材料及用于保存本部门归档材料所需的档案装具等设备，在其切块经费中给予支持。

第十五条 档案库房和业务用房，应符合国家《档案馆建筑设计规范》的要求。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。要有专人负责库房的技术管理工作，做到防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防生、防潮湿、防高温、防污染等。

第十六条 根据档案工作需要，学院有计划地为档案室配置计算机、复印、录音、照相、录像等设备，逐步实现档案信息化建设和电子文件归档工作。

第五章 档案管理

第十七条 学院对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有院档案室人员或本部门的兼职档案人员参加。有关业务主管部门要会同档案工作人员对应归纳的文件材料加以审查，鉴署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项日，不予验收，不予上报成果。

第十八条 学院实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内日录，交档案室检查，并在档素室人员的指导下装订立卷向学院档案室移交。

第十九条 文件材料的归档范围：

（一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；各部门的工作计划、总结；以及学院关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暫行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、校报及出版物的审稿单、原稿、样书等。

（十）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

（十二）声像档案，是指我院各级组织和个人，在各种活动中直接形成的，对学院和社会具有保存价值的照片、电影、幻灯、录像、录音带等不同载体的记录资料。

以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照（胶片）、录像（录音）带、光盘等各种载体形式。

第二十条 文件材料的组卷要求

（一）归档的文件材料均须质地优良，书写工整，图像清晰，规格统一，签字齐备，符合有关规范和标准。

（二）文件材料尽量采用年度立卷。请示与批复，放在批复年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议的开幕年立卷；非诉讼案件，放在结案年立卷；回顾及纪念性文件，放

在写成年立卷。

（三）卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；非诉讼案件结论、决定、判决文件材料在前，依据材料在后；其他文件材料依照其形成规律和特点，接有关规定排列。

（四）科研课题文件材料的排列顺序是：立题材料、成果材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后；图样按目录或图号排列，特殊载体的文件材料，按有关规定整理。

（五）编排页号件号。卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号和件号。装订的案卷每卷一般不超过二百页，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号；不装订的案卷，应对卷内每份材料，逐件编件号；图表和声像材料等，也应在装具上或在声像材料的背面，逐件编号。

（六）填写卷内目录。每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件题日，对文件材料的题名不要随意更改和简化，没有题名的应拟写题名，无实质内容的题名应重新拟写，但应写在拟写的标题外加上方括号。没有责任者及年、月、日的文件材料要考证清楚，然后填入有关项内；会议记录应填写每次的时问和主要内容；填写的字速要工整，卷内目录应放在卷首。

（七）声像材料应用文字表明摄像和录音的对象、时同、地点、中心内容及责任者 。

（八）填写备考表。有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，应将立卷人、检查人姓名和时间填上，以示负责。检查人一般应是立卷单位负责人。备考表应置卷尾。

（九）卷内文件应去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊要求进行托裱；字迹已扩散的应进行复制，并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷内文件应逐件用细线订好。对未留装订线的文件须进行贴边后再行装订。

（十）归档的案卷必须经过整理、鉴定，归档单位应逐个提出保管期限和保密意见，经档案室审查后归档。

（十一）不同保管期限、不同密级的文件材料，必须分别组卷。

（十二）文件材料的形成，必须符合文件处理的基本要求，特别禁止用铅笔、圆珠笔书写。

第二十一条 学院各类档案的归档时间：

（一）各党政部门的文件材料和各业务部门的综合性文件材料，于次年六月底前整理立卷归档；

（二）教学类档案接学年度归档，即每学年度结束后整理立卷，并于下学年度寒假前整理立卷归档；

（三）科研、产品、基建类的专项档案于项目完成后两个月内整理立卷归档；

（四）设备仪器类档案，于开箱验收后两周内整理立卷归档；

（五）外事类专项活动的档案，于活动结束后两周内整理立卷归档；外事教学方面的档案，于次年度寒假前整理立卷归档；

（六）财会类档案，综合性文件材料于次年六月底前整理归档；其他专业性档案，根据部门利用情况由本单位保留一至二年后再向档案室移交；

（七）声像类档案，由声像档案产生部门于次年六月底前编辑整理归档；

（八）出版物类档案，于次年六月底前整理立卷归档；

（九）人物类档案，由本人整理后可随时归档。

第二十二条 凡院内由两个以上单位协作完成项日的文件材料，由主办单位负责汇总立卷归档；凡与外单位合作完成的项日，若我院为主办单位，由我院负责归档一套完整的档案；若我院为协作单位，可只归档与我

院承担任务有关的部分。

第二十三条 因学院分立或合并，其分设或合并前的档案，应本者集中保管、方便利用的原则，由院档案室和有关单位（部门）协商确定保存方法。有关单位在利用这些档案时，应予优先照顾。

第二十四条 学院中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须依照档案法的规定向本院档案室移交，集中管理，任何单位和个人都不得据为已有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，院档案室可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向院档案捐赠档案的，学院可视情况予以奖励。

第二十五条 院档案室要注意向国内外征集与本院有关的各种档案和资料。

第二十六条 在国家需要时，或学院所存部分档案列入有关国家档案接收范围时，学校应向有关国家档案馆提供所需要部分档案原件或复制件。

第二十七条 院档案室对保管期限已满的档案要组织鉴定小组进行鉴定。对已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意并造册报经院领导批准后，方可予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十八条 院档案室对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况要及时准确地进行统计，并按照有关规定，向省档案局报送档案工作基本情况。

第二十九条 院档案室应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，要及时修复或复制。

第三十条 院档案室及学院有关部门要对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特珠情况，应立即向院领导报告，及时处理。

第七章 档案的利用与开放

第三十一条 院档案室要按照规定向全院和社会开放档案。档案属下列情况之一者不宜开放:

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的其他不宜开放的。

第三十二条 院档案室提供利用档案要遵循下列规定:

（一）凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录和复制。

（二）利用学院财务、基建、科研、设备档案，应由档案产生的部门领导审查批准后，方可查阅利用。

（六）凡需利用的档案涉及重大问题或党和国家及学院工作秘密的，须经院长办公室主任和院领导批准，方可查阅利用。

（七）向档案室移交、捐赠、寄存档案的部门和个人，对其档案享有优先利用权，并可以对其档案内容提出限制利用的意见，档案室应保护其合法权益。

（八）对重要的、珍贵的档案和材料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经院长办公室主任和分管院领导批准。

（九）根据“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”的规定，档案室为档案利用者提供服务，用于公益目的的，不得收取费用，用于个人或者商业目的的，可按照有关规定合理收取费用。

加盖院档案室公章的档案复印件，与原件具有同等效力。

第三十三条 院档案室设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DAT18-1999）执行，提供档案日录（属开放范国的）、档案室指南、计算机查询系统等，为利用者创造便利条件。

第三十四条 档案室应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请院领导批准。

第三十五条 院档案室应采取多种形式，如举办档案室展览、陈列建设档案网站等，积极开展档案室宣传教育工作。

第八章 考核和奖惩

第三十六条 院档案室要完善各项规章制度，制订各项业务规范，明确岗位职责并建立检查、考核和评估制度，对优秀的档案工作人员和突出的服务成果、研究成果给子期。

第三十七条 对向学院捐赠档案及发现、保护有重要价值档案和资料的单位或个人，档案室将报请院领导根据情况给予表彰或鼓励。

第三十八条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，学院将按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第九章 附 则

第三十九条 本办法自公布之日起施行，今后凡有与上级主管部门或国家的有关规定抵触之处，则按上级或国家的有关规定执行。

第四十条 本办法由院档案领导小组负责解释。